Archivierung von Verfahren

Mit dem Software-Update im März 2025 wurde die Langzeitspeicherung von Daten für den UVP-Editor eingeführt.

Wichtig

Nur der Katalogadministrator kann die Archivierung vornehmen und Verfahren aus dem Archiv holen. Die Bearbeitung der Verfahren ist den Bearbeitern vorbehalten.

Um Verfahren achivieren zu können, müssen durch den Katalogadministrator folgende Einstellung in der Katalogverwaltung vorgenommen werden.

Katalogeinstellungen Archivierung

1. Im Abschnitt Datensätze/Archivierung „Datensätze können archiviert werden.“ einschalten.

Optionen

a) Für Autoren nicht anzeigen

b) Für Metadaten-Administratoren nicht anzeigen

c) archivierte Datensätze im Portal anzeigen

2. Im Abschnitt UVP/UVP Archivierung muss die Erweiterungen für die Archivierung von UVP-Dokumenten aktiviert werden.

Optionen

a) Alle Dokumente im Portal ausblenden: Alle Dokumente deren Gültig-Bis Datum nicht bereits in der Vergangenheit liegt, werden auf das gestrige Datum gesetzt und sind nach der Archivierung im Portal nicht mehr sichtbar.

b) Alle Dokumente im Portal sichtbar belassen: Die Dokumente in den archivierten Verfahren werden nicht verändert und werden im Portal so angezeigt wie vor der Archivierung.

c) Nur Dokumente der Entscheidung sichtbar belassen: Nur Dokumente aus der Entscheidung, werden weiterhin im Portal angezeigt. Alle anderen Dokumente werden ausgeblendet, indem die Gültigkeit auf das gestrige Datum gesetzt wird, insofern sich das Datum nicht bereits in der Vergangenheit befindet.

3. In der Menüleiste muss „UVP Achivierung“ gewählt werden.

Abb.: UVP Archivierung

Wählen Sie ein Datum aus, um alle Verfahren zu archivieren, deren Entscheidungsdatum vor diesem Datum oder an diesem Datum liegt.

Abb.: Verfahren archivieren - Angabe des Datums

Betätigen Sie den Button „JETZT ARCHIVIEREN“

Es wird angezeigt:

Start: tt.mm.yyyy hh:mm:ss

Ende: tt.mm.yyyy hh:mm:ss

Archivierte Verfahren: xxx

Wichtig

Nach der Archivierung ist diese nicht mehr rückgängig zu machen! Es ist jedoch möglich, einzelne Verfahren aus dem Archiv zu holen.

Verfahren aus dem Achiv holen

Abb.: Verfahren aus dem Archiv holen

Wenn Verfahren archiviert wurden, dann werden diese mit einem grauen Punkt im Symbol gekennzeichnet. Im Strukturbaum erscheinen die entsprechenden Symbole ausgegraut. Archivierte Verfahren können geändert werden, dazu muss nach der Änderung der Button „IM ARCHIV SPEICHERN“ rechts oben betätigt werden.

Abb.: Verfahren archiviert

Abb.: zuletzt bearbeitete archivierte Verfahren

Einzelne Verfahren archivieren

Einzelne Verfahren können archiviert werden. Neben den Buttons „Speichern” und „Veröffentlichen” wurde dafür der Button „Archivieren” hinzugefügt.

Abb.: Archivierung von einzelnen Verfahren

Abb.: Archivierung von einzelnen Verfahren - Abfrage

Im Archiv speichern

Nach der Archivierung können die Verfahren bearbeitet werden. Dazu muss nach der Änderung der Button „IM ARCHIV SPEICHERN“ betätigt werden.

Abb.: Verfahren im Archiv speichern

Abb.: Im Archiv speichern - Abfrage